Réussir ses évaluations annuelles des performances

La fin d’année est souvent synonyme de la fatidique période d’évaluation des performances. Pourquoi fatidique ? Et bien parce que l’entretien du manager avec ses collaborateurs n’est pas toujours vécu dans la plus grande sérénité ni ne donne des résultats toujours constructifs. Souvent faite à la dernière minute (quand elle est faite), sans préparation ni structure claire, rarement basée sur des objectifs discutés, elle tient plus de la corvée énergivore et peu efficace.

Pourtant, le but est supposé être tout le contraire. L’évaluation annuelle est une l’occasion d’apprécier l’apport des collaborateurs par rapport aux objectifs assignés l’année précédente, de pouvoir fixer les objectifs de l’année suivante  et de mettre en place un programme de développement professionnel afin de pouvoir faire évoluer les compétences de l’employé. C’est donc un moment privilégié, autant pour le manager que pour le collaborateur, pour pouvoir entamer un dialogue constructif et surtout pour valoriser l’apport et clarifier les rôles.

Réussir cet exercice  peut être bénéfique autant pour le manager, étant un outil de management des performances des équipes, qu’au salarié qui pourra profiter de ce moment pour faire valoir ses compétences, négocier ses objectifs mais aussi exprimer ses besoins en développement  personnel ou professionnel.  De plus, c’est l’occasion de clarifier les raisons d’un échec et s’entendre sur les axes d’amélioration.  Pour que cet entretien puisse être bénéfique de part et d’autre, rien ne vaut une bonne préparation.

Pour ce faire, voici quelques conseils :

Avant l’entretien :

Pour le manager :

• Prévoir un créneau d’une heure minimum à deux heures maximum par collaborateur, en milieu de semaine (évitez le lundi). Evitez de rencontrer plus de trois collaborateurs par jour (au grand maximum).
• Prenez soin de fixer une date et un horaire qui puisse convenir à l’employé en l’avisant au moins dix jours à l’avance.  Le créneau après le déjeuner est le moins conseillé car la digestion sollicite le métabolisme ce qui peut réduire l’attention. Contactez par téléphone le collaborateur pour lui proposer le créneau et envoyez un mail d’invitation précisant le lieu et l’horaire. Idéalement, cette rencontre se déroulera dans un lieu neutre et calme (salle de réunion,) pour éviter les interruptions et réduire le stress que peuvent apporter les entretiens au bureau du manager (synonyme de recadrage) .
• Elaborez un dossier pour chaque personne à rencontrer en y incluant la fiche de poste, la fiche d’évaluation de l’année précédente (avec les objectifs fixés, les indicateurs de performance, les demandes formulées de formation ou de développement personnel), une fiche d’information générale (l’historique salariale, augmentation) et la nouvelle fiche d’évaluation à remplir pour l’année échue.
• Préparez les points à aborder autant positifs que négatifs. N’oubliez pas que la première chose attendue de ce processus par les employés est l’expression de la reconnaissance du travail accompli et l’encouragement pour mieux performer. S’il y a des points de vigilance à exprimer, préparez vos feed-back de telle manière qu’ils soient les plus constructifs et bienveillants en étant le plus factuel possible.
• Prenez le temps de remplir les fiches d’évaluation suffisamment à l’avance .

Pour le collaborateur :

• Si le créneau proposé convient, n’hésitez pas à confirmer par mail. Sinon, proposez d’autres créneaux plus adéquats.
• Préparez les points que vous souhaitez discuter et les documents reliés (mail, lettre,) avec des données factuelles et un argumentaire bien construit.
• Préparez votre plan de développement souhaité selon un objectif précis (une évolution vers un poste ou élargir un périmètre d’intervention) et mesurable afin de mieux le défendre. N’attendez pas que le manager vous élabore seul votre plan de développement. Soyez proactif et persuasive selon le besoin (demander une formation managériale de type MBA est différent d’une formation en allemand) mais aussi selon le contexte de l’entreprise (Exprimer des demandes irréalistes en situation de crise peut révéler un manque d’engagement et d’affiliation).
• Si vous avez le trac ou vous ressentez un certain stress, n’oubliez pas de faire des exercices de respiration et de visualiser le déroulement réussi de l’entretien. L’idée étant de mobiliser vos ressources positivement pour que cet échange se déroule au mieux .

Pendant l’entretien :

Pour le manager et le collaborateur :

• Faites preuve d’ouverture et d’intention positive : l’objectif n’est ni un rapport de force ni une interminable séance de justification. C’est l’occasion de faire le point sur les réalisations, valoriser les réussites et soulever les axes d’améliorations pour mieux performer. Le manager et son collaborateur pourront mieux se connaître pour mieux travailler ensemble et s’aligner sur des objectifs communs.
• Faites preuve d’écoute active : d’emblée, la meilleure manière d’écouter est de se taire. Cela paraît certes simple mais écouter activement veut aussi dire écouter sans juger ni préparer sa réponse (ou sa riposte). Ecouter en faisant preuve d’empathie implique une volonté de bien comprendre son interlocuteur en respectant ses sentiments et en prenant en compte ses émotions pour permettre un échange constructif.
• Reformulez et posez des questions pour mieux comprendre : reformuler permet de bien préciser le propos de votre interlocuteur et éviter un malentendu.
• Synchronisez-vous à votre interlocuteur. Essayez de vous adapter au débit, à la voix et au ton de votre interlocuteur. Créez un effet miroir (subtil)  pour que la communication soit agréable et fluide.
• Donnez des feed-backs en respectant les étapes pour qu’ils soient constructifs. Commencez par un point positif, enchainez avec l’axe d’amélioration et surtout n’oubliez pas de finir par un point positif.
• Soyez vigilent par rapport à votre non-verbal. La majorité de la communication passe par le non-verbal : l’attitude, le ton, le regard….Observez bien la congruence entre le verbal et le non-verbal pour vous assurer d’avoir bien compris et d’être bien compris .
• Tact et respect : Surtout évitez d’utiliser des superlatifs ou d’émettre des jugements de valeur. Il est inutile et même nocif de critiquer la personne mais bien plus bénéfique de se limiter aux faits sans émettre des avis subjectifs .
• Projetez vous vers l’avenir et faites partie de la solution. L’objectif est de construire ensemble le chemin de la réussite et de la performance. La majeure partie de l’échange doit s’articuler autour des propositions et projets d’amélioration. Aussi fixer des objectifs SMART d’un commun accord permet d’optimiser les chances de les atteindre.

Et enfin un point très important ….remerciez ! Exprimer votre satisfaction et vos encouragements est le moyen le plus efficace pour motiver, engager et mobiliser.  Ainsi, la reconnaissance de l’apport et des efforts de l’employé est un des plus importants objectifs, sinon le plus important,  de ce processus d’évaluation. Le collaborateur peut aussi exprimer son point de vue afin de renforcer le style de management de son manager ou formuler un feed-back sur un axe à améliorer dans une intention bienveillant. N’oubliez pas que c’est un échange qui doit être bénéfique pour tous .